Creazione dei documenti
La creazione dei documenti può essere realizzata sia online che offline, grazie all’utilizzo del tool Creazione Modelli disponibile sul nostro software Rendinet. Lo strumento che forniamo è semplice da utilizzare e guida l’operatore passo dopo passo.
Elaborazione dei documenti On Line
La creazione dei documenti destinati alla stampa e alla postalizzazione avviene grazie al tool della suite Rendinet Progettazione Modelli che partendo da uno sfondo con layout di un documento tradizionale (es. MS Word) e da un file di dati, consente di creare i propri modelli di stampa, mappando le variabili in uscita dal gestionale in modo da poter generare i flussi di documenti da postalizzare secondo le esigenze specifiche.
Le caratteristiche del tool consentono la definizione e la gestione del documento in tutti i suoi aspetti e mettono a disposizione strumenti per semplificare il lavoro dell’operatore:
- Metodo di editing drag and drop: La gestione dei contenuti e delle variabili è resa semplicissima dal metodo drag and drop: per ottenere l’impaginazione perfetta, è sufficiente trascinare le variabili all’interno del documento nella posizione desiderata.
- Anteprima di stampa: Il tool è semplice da utilizzare e guida l’operatore passo dopo passo, dall’importazione dei tracciati, fino all’anteprima, grazie alla quale è possibile visualizzare a campione i documenti presenti nel lotto.
- Definizione delle caratteristiche dei campi unione.
- Definizione delle caratteristiche generali del layout.
- Inserimento e modifica del layout di tabelle dinamiche.
- Gestione delle variabili per l’inserimento e la stampa di pagine o righe dinamiche.
- Compilazione di bollettini AGID PAGO-PA e F24
- Compilazione di cartoline AG con sistema di trascinamento delle variabili.
- Compilazione delle relate di notifica con sistema di trascinamento delle variabili.
- Aggiunta di dettagli grafici.
- Compilazione di bollettini 896 con sistema di trascinamento delle variabili.
Elaborazione dei documenti Off Line
La creazione dei documenti destinati alla stampa e alla postalizzazione ha inizio con l’importazione dei tracciati record dal gestionale nel tool di Progettazione Modelli.
La fase di creazione è seguita dalla fase di approvazione delle bozze che vengono pubblicate sulla piattaforma e rese disponibili al cliente. Infine nella fase di Produzione partono i processi di stampa e imbustamento.
Stampa e confezionamento
La dotazione di macchinari e i processi messi a punto da Exetesis garantiscono:
- Stampa a regola d’arte con tecnologia laser B/N o full color a seconda delle specifiche di lavorazione.
- Disponibilità delle Bozze da approvare e Pubblicazione delle immagini dei documenti in real time.
I processi di stampa e di imbustamento sono gestiti da Rendinet grazie a tool dedicati che controllano in tempo reale lo stato dei lotti, gestendo le code di stampa e l’incamminamento dei singoli file, fornendo un servizio ottimizzato e affidabile.
Il sistema è progettato per eliminare gli errori di stampa doppia o incompleta ed è in grado di gestire le impostazioni della stampante e dell’imbustatrice automaticamente, in base alle preferenze impostate durante la progettazione dei modelli.
Il tool consente la tracciabilità e il controllo di qualità delle fasi di stampa e imbustamento, grazie ad un sistema ottico di doppio check. L’andamento dei processi è visualizzabile tramite cruscotti web customizzabili.
Gestione dei ritorni cartacei
Il cartaceo al rientro presso la sede Exetesis viene scansionato, tracciato ed archiviato. Le immagini scansionate vengono dunque processate da un programma di lettura OCR/ICR che ne estrae le informazioni quali: numero di raccomandata, data di notifica, motivi di mancato recapito (es. trasferito, deceduto, indirizzo insufficiente, compiuta giacenza). All’inserimento dei dati richiesti secondo le convenzioni concordate, segue un controllo di qualità.
Finita questa procedura, si passa alla pubblicazione su Rendinet: ll cruscotto di rendicontazione notifiche visualizza la lista dei lotti e, per ogni lotto, lo stato della notifica di ogni singolo atto inviato. Sul dettaglio dell’atto è possibile visualizzare i dati della spedizione, l’immagine del documento inviato e l’immagine della notifica rientrata, e la posizione fisica di archiviazione dell’originale (scatola e fascicolo) utile al successivo rintraccio.
