Gestione documentale... e non solo

Il Data Entry è il primo step verso il passaggio dall’archivio cartaceo al database indicizzato, ma non solo.
L’informatizzazione di moli sempre crescenti di dati diviene necessaria in ambiti anche diversi dell’archiviazione, in ogni contesto, pubblico o privato, soprattutto per le aziende che decidono di investire sulla propria efficienza per rimanere competitive.

Data Entry:
le basi dell’efficienza

Che si tratti di dati destinati all’archiviazione o utili a capillari strategie di marketing, i passaggi intermedi di scansione e data entry rappresentano sicuramente l’attività più dispendiosa, in termini di tempi e risorse, e soprattutto il momento in cui si possono concentrare gli errori. Va da sé che si tratta di una fase delicatissima: un’acquisizione imprecisa dei dati, infatti, renderebbe inutili gli sforzi di razionalizzazione, con il rischio di perpetuare errori e omissioni.
Per ottenere una banca dati davvero efficiente, il servizio offerto da Exetesis garantisce un’acquisizione il più possibile fedele, grazie alla meticolosità dei passaggi:

	Nel caso di documenti cartacei, anche compilati a mano, dopo la scansione il software procede all’acquisizione delle informazioni, grazie alla tecnologia OCR/ICR/OMR.
	I dati acquisiti vengono controllati da operatori specializzati che completano il data entry, colmando eventuali lacune e correggendo gli errori.
	Infine, le informazioni vengono confrontate con quelle contenute nei documenti originali. In questo modo se ne garantisce la corrispondenza alla fonte.

Ogni dato è importante:
dalle fonti più disparate per i più disparati usi

Il data entry si rende indispensabile negli ambiti più diversi e deve poter trattare fonti disomogenee.
Exetesis gestisce l’acquisizione di dati da:
• Documenti cartacei, anche compilati manualmente;
• Fatture;
• Contratti;
• File PDF;
• Raccolte anagrafiche cartacee;
• Elenchi telefonici o di altro tipo;
• Bollettini postali, verbali e moduli di vario genere;
• Immagini di documenti già digitalizzati in formato jpg, tiff, eccetera.

Vantaggi

Il servizio in outsourcing affidato ad Exetesis permette di usufruire di diversi livelli di controllo e di trarre il massimo profitto dall’informatizzazione dell’archivio, con ovvi vantaggi:

1• L’azienda non è costretta ad impiegare provvisoriamente il proprio personale nelle operazioni di data entry, che richiedono un impegno continuativo e protratto nel tempo.
2• La professionalità e l’esperienza acquisita dagli operatori che Exetesis impiega nel data entry garantiscono una percentuale di errori molto vicina allo zero.
3• I processi di controllo effettuati da Exetesis permettono di correggere gli eventuali errori prima che le informazioni vengano definitivamente archiviate nel sistema informatico.